ইমেইল ফাঁদ
ইমেইল এবং ফেসবুক চেক করার জন্য দিনের নির্দিষ্ট একটি সময় ঠিক করুন, কল ধরা এবং দেওয়ার কাজটিও ওই সময়টাতেই সেরে ফেলুন।

আমরা অনেকেই একটু পরপরই ফোন, ফেসবুক, ইমেইল এসব চেক করি। মেইল আসা মাত্রই পড়ে ফেলি। এভাবে মেইলের পরিমাণ এবং একাউন্টের সংখ্যার সমানুপাতে পড়ার হার বৃদ্ধি পায়। এতে করে দুটো বড় সমস্যার সৃষ্টি হয়। প্রথমটা হলো, এভাবে মেইল চেক করতে গিয়ে সারা দিনও পার হয়ে যেতে পারে। হয়তো কোনো কাজের মধ্যেই একটি মেইল এল। সাথে সাথে খুলে দেখলেন এবং জবাবও পাঠালেন। এভাবে সারা দিন যত সময় মেইল খোলা, জবাব দেওয়ার পেছনে গিয়েছে, তা আক্ষরিক অর্থেই ঘণ্টা ছাড়িয়ে যাবে।

এ সমস্যার সমাধান হলো, যোগাযোগের সাথে জড়িত বিষয়গুলো ভাগ করে নেওয়া। অর্থাৎ দিনের কিছু নির্দিষ্ট সময় আলাদা করে বিভিন্ন কাজের জন্য (যেমন, ইনবক্স চেক করা, জবাব দেওয়া) ভাগ করে নেওয়া। তা হলে নানাদিক দিয়ে আপনার সময় বেঁচে যাবে :
• আপনি সবগুলো মেইল একইসঙ্গে একটি নির্দিষ্ট সময়ে দেখবেন। এতে করে আপনার অন্য কাজের সময় নষ্ট হবে না।
• মেইলের জবাব আগের চেয়ে দ্রুত দেওয়া যাবে। কারণ, আপনি ওই সময়ে শুধু জবাব দেওয়ার কাজটিই করছেন, তাই আপনি ফোকাসড থাকবেন।
• যদি অনেকগুলো মেইলের জবাব একই রকম হয় তখন কপি/পেস্ট ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন।

কোন সময়টাকে এ কাজগুলো করার জন্য বেছে নিচ্ছেন, সেটাও গুরুত্বপূর্ণ। এক্ষেত্রে সাধারণ ভুল হলো দিনের শুরুতেই এগুলো করতে যাওয়া। কারণ, মেইলের জবাব দেওয়া খুব বিরক্তিকর একটি কাজ, এটা করতে গিয়ে আপনার মন ক্লান্ত হয়ে যেতে পারে। তা ছাড়া এর ফলে আপনার মস্তিষ্ক অন্যান্য জটিল কাজ করার মতো সক্রিয়তা হারিয়ে ফেলে।

একটি গবেষণায় দেখা গেছে, সফল লোকেরা দিনের মধ্যভাগে মেইল চেক করেন। এর ফলে মন সজীব এবং সতেজ থাকতে থাকতে খুব সকালে গুরুত্বপূর্ণ এবং জটিল কাজগুলো সেরে ফেলা যায়। আবার মেইলের উত্তরও দেওয়া হয়েছে অন্য কাজগুলোকে কোনোভাবে প্রভাবিত না করে। তো বলা যায়, মেইলের সাথে সম্পর্কিত কাজগুলো দুভাবে করা যায় :
• ভাগ করে করা
• দিনের মধ্যে বা শেষে মেইলের জবাব দেওয়া।

মেইলের পাশাপাশি এখনকার সময়ে আরও অনেক বিক্ষেপক আছে। মেইল ছাড়াও আছে এসএমএস, ভয়েস মেইল, ফোনকল, ফেসবুক নোটিফিকেশন ইত্যাদি। কল ধরা অথবা নোটিফিকেশন আসামাত্রই মোবাইল চেক করার একটি আকর্ষণ আমরা সচরাচরই অনুভব করি। এই আকর্ষণকে দমাতে হবে। কোনো গুরুত্বপূর্ণ কাজ করার সময় মোবাইলটা বন্ধই রাখুন। এরপর প্রতি ঘণ্টায় পাঁচ মিনিটের জন্য মোবাইলে নোটিফিকেশন চেক করতে পারেন। ওই ৫৫ মিনিট আপনি অফলাইন থাকার পরও পৃথিবী কিন্তু ধ্বংস হয়ে যায়নি। তাই না? বরং আপনি ভালোভাবে আপনার কাজ করতে পেরেছেন এবং তবু প্রতিটা নোটিফিকেশন দেখার জন্য পাঁচ মিনিট সময় পেয়েছেন।

ফোন-ফাঁদ এড়াতে অন্য কোনো পদ্ধতিও অনুসরণ করতে পারেন। পারলে কলগুলোর উত্তর দেবার জন্য একজন সহকারী নিয়োগ করুন। তিনি আপনাকে খুব গুরুত্বপূর্ণ কলগুলোর একটি তালিকা দেবেন, যাদের সাথে দিনের শেষে যোগাযোগ করতে পারেন। এছাড়াও ভয়েস মেইল সুবিধা চালু করতে পারেন, যাতে বুঝতে পারেন কোন কলগুলো ব্যাক করতে হবে।

ফোনকলে থাকাকালেও খেই হারিয়ে ফেলবেন না। ফোনের অপর পাশের মানুষটিকে বলুন, আপনি সর্বোচ্চ পাঁচ মিনিট কথা বলতে পারবেন (অথবা আপনার বিবেচনা অনুযায়ী কোনো সময়)। এরপর আপনাকে কাজে ফিরে যেতে হবে। এটা বলা হলে তারা অপ্রয়োজনীয় কথোপকথন এড়াতে সচেতন থাকবেন এবং যথাসম্ভব মূল বিষয়গুলো নিয়েই কথা বলবে।

ব্যক্তিগতভাবে আমি ফোনে কথা বলার সময় বলে দিই যে, আমার পছন্দের মাধ্যম হলো ইমেইল। ফোনের চেয়ে মেইলে আমি বিস্তারিতভাবে উত্তর দিতে পারব। এভাবে যখন সবাই বিষয়টা বুঝে গেল তখন ধীরে ধীরে ফোনকলের পরিমাণ কমে গেল এবং মেইল আসা বেড়ে গেল। এটা আসলে ভালো। মেইলে মূল বক্তব্যকে ঘিরে প্রাসঙ্গিক কথা লেখা হয়। ফোনে কথা বলার সময়ে যেমন অপ্রয়োজনীয় কথা চলে আসে, ইমেইলে তেমন ঘটে না।

আপনার কাজের পরিবেশ কেমন এটাও গুরুত্বপূর্ণ। আপনার কাজের জায়গায় আপনার চারপাশে কী কী আছে এটা অনেকেই খেয়াল করেন না। অনেক সময় আশপাশে অকাজের জিনিসপত্র রেখে নিজেরাই নিজেদের বিক্ষিপ্ত করি।

আপনার কাজের জায়গায় শুধু সে জিনিসগুলোই রাখুন, যা দিয়ে আপনি কাজ করবেন আর অতিরিক্ত কিছুই না। ডেস্ক, চেয়ার, কম্পিউটার, বই, স্টেশনারি ইত্যাদি সব এমনভাবে রাখুন যাতে আপনার সময় বাঁচে। আর অন্য সবকিছু দৃষ্টির বাইরে তথা মন থেকেও দূরে রাখুন।

যেমন, ডেস্কে যেকোনো ধরনের ম্যাগাজিন রাখাটা মনোযোগ বিক্ষিপ্ত করবে। হয়তো কাজ করতে করতে ম্যাগাজিনের পাতা উল্টিয়ে দেখতে ইচ্ছে হবে। একই ব্যাপার ভিডিও, বিনোদন ওয়েবসাইট, ভিডিও গেমস ইত্যাদি যেকোনো কিছুর ক্ষেত্রেও। সমাধান হলো সাদামাটা থাকা। যা এই মুহূর্তে দরকার, তা হাতের কাছাকাছি থাকা এবং অন্য সবকিছু প্রয়োজনে না আসা পর্যন্ত দূরে রাখা।

অন্য মানুষেরাও আপনার জন্য বিক্ষেপণের কারণ হতে পারেন। খুব মনোযোগের কোনো কাজ করার সময় অন্যদের জানিয়ে দিন, যাতে আপনাকে বিরক্ত না করে। নিজের অফিস থাকলে ব্যাপারটা আরও সহজ। অফিসের দরজা বন্ধ রাখুন এবং বন্ধ করার আগে অন্যদের বলে দিন খুব প্রয়োজন ছাড়া যাতে আপনাকে বিরক্ত না করা হয়। ব্যক্তিগত সহকারী থাকলে তিনিই আপনার ফোনকলগুলো সামলাবেন। আপনি ব্যস্ত থাকলে এটাই সবচে ভালো। এটা সম্ভব না হলে ফোন সাইলেন্ট রাখুন, যাতে অন্য কোনো উপায়েও আপনি কারো দ্বারা বিক্ষিপ্ত না হন।

এটা আবার উন্মুক্ত অফিসগুলোতে খুব কঠিন। নিজস্ব কিউবিকল থাকলে এমন কিছু বানিয়ে নিন, যা বাকিদের বার্তা দেবে যে আপনি ব্যস্ত। এসবকিছুও যদি ব্যর্থ হয় তবে কাজ করার সময় ইয়ারফোন ব্যবহার করুন। এতে করে আশেপাশে কোলাহল আপনার কানে পৌঁছাবে না, আবার কানে ইয়ারফোন আছে, এমন কাউকে সাধারণত মানুষজন তেমন বিরক্ত করে না।