টাইম ম্যানেজমেন্টের জন্য প্রথম যে পদ্ধতিটা আমি গ্রহণ করি সেটা ছিল 'সাপ্তাহিক পরিকল্পনা পদ্ধতি'। এ পদ্ধতির কথা জানতে পারি স্টিফেন কভের '7 Habits of Highly Effective People' বই থেকে। টানা দুই বছর, ২০১৪ সাল পর্যন্ত এ পদ্ধতি ব্যবহার করেছিলাম। পদ্ধতিটি আমার জন্য খুব কার্যকরী ছিল। সবকিছু ঠিকঠাকমতো ব্যবস্থা করে নির্ধারিত সময়ের মধ্যেই কাজ সেরে নেওয়া সম্ভব হয়েছিল। সাপ্তাহিক পরিকল্পনা পদ্ধতির মূল কথা হলো, সপ্তাহের সাতটি দিনের প্রতিটা ঘণ্টার কাজের একটি লিস্ট করে রাখা।

এর মাধ্যমে আপনার সামনের দিনগুলোর করণীয় আগে থেকেই ঠিক হয়ে থাকে। কখনো অলস বসে থাকবেন না বা এরপর কী করবেন, তা নিয়ে ভাবনায় থাকবেন না। এখানে সবকিছুই পরিষ্কার এবং নিয়মতান্ত্রিক। আপনি যদি খুব গোছানো, পেশাদার কোনো ব্যক্তি হন, তবে সাপ্তাহিক পরিকল্পনা পদ্ধতি আপনার জন্যই।

এ পদ্ধতির প্রধান সমস্যা হলো প্রশস্ততার অভাব। সমস্যাটি সমাধানের জন্য আমি পরবর্তী সময়ে প্রতিদিন এক ঘণ্টা সময় হাতে রেখে পরিকল্পনা করেছি। এই এক ঘণ্টা আমি সে কাজগুলো করব যেগুলো আমি নির্ধারিত সময়ের মধ্যে শেষ করতে পারিনি। তারপরও একটু ব্যস্ত জীবনযাপনকারীদের জন্য এ পদ্ধতিটি মেনে চলা কঠিন। যেমন কর্মজীবী মা, হোম-স্কুলিং করছেন এমন অভিভাবক এবং সারা দিন নানা রকম মিটিং এ ব্যস্ত থাকা লোকজন। তাই তাদের জন্য আরেকটি পদ্ধতির কথা তুলে ধরছি।

একটি ভালো টু-ডু লিস্টের গুরুত্ব মোটেই অবহেলা করা যাবে না। আমি টু-ডু লিস্ট পদ্ধতি ব্যবহার করা শুরু করি ২০১৩-এর শেষের দিকে। সে সময় আমার ওপর কাজের চাপ বাড়ছিল কিন্তু টু-ডু লিস্ট পদ্ধতি ব্যবহার করে বেশ ভালোই উপকার পেয়েছিলাম। ২০১৪ সালে টু-ডু লিস্টকেই আমার টাইম ম্যানেজমেন্টের মূল পদ্ধতি হিসেবে বেছে নিয়েছিলাম। সাপ্তাহিক পরিকল্পনা পদ্ধতি তখনও ছিল কিন্তু অনেকটা গৌণ হিসেবে।

টু-ডু লিস্টের সবচে সুন্দর দিক হলো—এটা বানাতে সময় লাগে মাত্র পাঁচ মিনিটের মতো। কিন্তু এর মাধ্যমে অনেকগুলো সময় অপচয় হওয়া থেকে বেঁচে যায়। আমি বার্ষিক, মাসিক, সাপ্তাহিক এবং প্রতিদিনকার টু-ডু লিস্ট টাইপ করে রাখি। এতে করে বাড়তি সময় আর অপচয় হয় না। যদিও প্রধানত আমি প্রতিদিনকার টু-ডু লিস্টটাকেই টাইম ম্যানেজমেন্টের জন্য ব্যবহার করি।

যাদের প্রতিদিনই ব্যস্ততায় কাটে কিন্তু সাপ্তাহিক পরিকল্পনা সাজানোর মতো সময় নেই, তাদের জন্য টু-ডু লিস্ট পদ্ধতি বেশ কার্যকরী। টু-ডু লিস্ট রিমাইন্ডারের মতো কাজ করে, আপনাকে মনে করিয়ে দেয় কী কী কাজ করা বাকি। তা ছাড়া একটি কাজ শেষ করে টু-ডু লিস্টে ওই কাজটির ঘরে টিক চিহ্ন দেওয়ার প্রশান্তিটা বেশ উপভোগ্য।

টু-ডু লিস্ট তৈরি করা খুব সোজা। আগামী দিন কী কী করবেন সেগুলো একে একে লিখে ফেলুন। এরপর কোনটি আগে করবেন এবং কোনটি পরে, এ ভিত্তিতে কাজগুলো ক্রমানুসারে সাজান। তারপর আগামী দিন লিস্ট অনুযায়ী কাজ করুন এবং কাজ শেষে টিক চিহ্ন দিয়ে দিন।

যারা টাইম ম্যানেজমেন্টে একটু প্রশস্ততা খোঁজেন অর্থাৎ একটু ফ্লেক্সিবিলিটি চান, তাদের জন্য টু-ডু লিস্ট পদ্ধতি একেবারে যথার্থ। কিন্তু এ পদ্ধতিটা কাঠামোগত দিক থেকে একটু দুর্বল। যদি একটু খামখেয়ালি ধরনের হন অথবা টু-ডু লিস্ট চেক করতে ভুলে যান, তা হলে খুব একটি লাভবান হবেন না। আর সেক্ষেত্রে আমার পরামর্শ হবে পরের পদ্ধতিটা।

এখন আমি ওপরের দুটো পদ্ধতির সমন্বয়ে একটি হাইব্রিড পদ্ধতি ব্যবহার করছি। অনেক পরীক্ষা-নিরীক্ষার পর আমি সিদ্ধান্তে এসেছি যে, আমার জন্য টু-ডু লিস্ট পদ্ধতিটা সবচে বেশি কার্যকরী, তবে সাথে সাপ্তাহিক পরিকল্পনা পদ্ধতিকে পাশে রেখে।

অতএব, এখন আমার মূল কাজ হলো টু-ডু লিস্টে থাকা প্রতিদিনকার কাজগুলো সেরে নেওয়া। সাথে অতিরিক্ত একটু সংযোজন রয়েছে। আর সেটা হলো, কাজের তালিকার পাশাপাশি গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলোর জন্য সময় নির্ধারিত করে দেওয়া। যেমন, সকাল ৯টা-১২টা বাচ্চাদের হোম-স্কুলিং, ৩-৪টা আমার বই লেখা। এতে করে আমার রুটিন আর বাঁধাধরা রইল না বরং আগের চেয়ে অনেক প্রশস্ত বা ফ্লেক্সিবল হয়েছে। এর সুবিধা হলো হঠাৎ কোনো জরুরি কাজ সামনে এসে পড়লে সে কাজটিকেও রুটিনে জায়গা করে দেওয়া যাবে। এ পদ্ধতিটাই এখন আমি ব্যবহার করছি। আমার মতে, আরও ভালো কিছু পাওয়ার আগপর্যন্ত এ পদ্ধতিটাই সবচে ভারসাম্যপূর্ণ।